珍珠妹就是我.......

幾年前在費城時﹐ 找工作找的焦頭爛額﹐履歷四處丟﹐ 也去了不少人力公司。人力公司其實很多都差不多﹐ 做了打字測驗﹐電腦能力測驗後﹐ 就謝謝不再見。一天下午我到了 Kelly Services﹐同樣做了打字&電腦能力測驗﹐他們驚訝說我打字可以 105 字每分鐘﹐加上我電腦能力不弱﹐ 很有信心的告訴我說一定會儘快幫我安排工作。


第二天電話就來了﹐ 說有個非營利機構在找秘書﹐公司派我去﹐說如果做的好﹐搞不好會得到職位﹐所以要我當天下午就去和機構的負責人見面。我去了後﹐ 才知道原來機構整個大風吹當中~~ 之前的負責人很老了﹐退休去﹐而原本的秘書和新的負責人合不來﹐勞工節三天連假後就沒有回來上班﹐音訊全無。而剩下的另一員工也準備兩星期後離職。所以代表說接下來會有好一陣子整個機構就要靠負責人和我來撐﹐直到我們再找到員工。

原本說還有兩個星期才要離職的 L 小姐一個人獨佔了一個不小的辦公室﹐因為她是 Director of Operations。可是她的辦公室看起來比較像個手工藝坊﹐布料﹐珠子﹐縫衣機都有。我真的很懷疑她平時到底在幹什麼。她微告訴我什麼東西在哪裡﹐什麼時候該做什麼之後﹐ 一個星期就被負責人說謝謝不用再來了。加上負責人剛接手﹐常在外面和不同的捐款人見面﹐變成我可以說一個星期中有三四天是自己一個人顧著辦公室的。

老實說﹐我一開始去時﹐很懷疑那個地方可以叫做辦公室。東西堆的到處都是﹐而且最大的房間應該是拿來做會議室的﹐卻被之前的負責人當成他的辦公室﹐然後很大的會議桌被塞在一間小小的房間裡﹐看了都會為桌子叫可憐。

所以雖然負責人不在﹐我總是有事情做。剛開始先整理我用的桌子﹐ 把文件都分類收好﹐ 不需要的紙張丟去回收﹐一堆沒用的小東西丟丟掉﹐ 也足足花了兩天的時間。 接下來每天整理一小塊垃圾堆辦公室。我們這個 suite 有四個房間﹐加上公用區域﹐ 真的不小。每天都是汗流浹背的回家﹐不過很有成就感就是了。

接著﹐負責人 Cynthia 開始準備一個要交給政府的報告﹐因為機構有政府的補助﹐每年都要交出一個報告說有那些支出是用到補助金來付的。這個報告我們都是第一次做﹐找不到去年的完整報告 (之前的員工是都不備檔喔﹖) 我們只好慢慢摸索。Cynthia 決定先從信用卡下手﹐要我找出去年所有的賬單﹐拷貝一份後﹐ 每個 expense 都要看看哪項有寫備註。結果﹐ 那也是個很難做到的事﹐因為之前的員工建檔能力
明顯的很差﹐ 所以我又花了一個星期才把全部都找齊前任負責人和L小姐的信用卡賬單。

開始看賬單時﹐我第一個發現奇怪的是﹐每個賬單上都是用兩至三張支票﹐在不同日期付的﹐而且每張支票都不超過兩千。不過我沒想太多﹐繼續查下去﹐只要我認為是跟那個政府補助有關的花費﹐就用螢光筆劃起來。然後﹐我看到了一個花費﹐是在超級市場。咦﹖我們機構有什麼東西 / 活動是需要在超市買 $50 多的東西嗎﹖  先拿紅筆畫了個問號後﹐ 繼續看下去。沒想到﹐我打開了一罐蟲。(註)

不只是超市的花費﹐ 還有不少服飾店﹐百貨公司﹐ 餐廳﹐ 手工藝品店的花費﹐ 都在機構的信用卡賬單上。我一天內看了兩個月的賬單﹐都是機構辦給 L 小姐的卡﹐ 心裡毛起來﹐覺得 Cynthia 有必要知道這件事。剛好她在﹐我敲門進去後﹐ 很直接的說我對一些花費有問題﹐然後把賬單拿給她﹐指出我覺得有問題的花費。

Cynthia 本來就是個比較嚴肅的人﹐ 這是臉部表情除了嚴肅﹐還似乎有點殺氣。她不講話﹐ 我也沒開口﹐ 就這樣兩個人在被太陽照的很亮的辦公室裡﹐籠罩在很奇怪的氣壓裡。大概過了五分鐘﹐ 她點點頭﹐ 說 “很好﹐ 繼續查下去。另外拷貝一份這些賬單﹐ 一份繼續找有關政府補助的花費﹐ 另一份圈出所有看起來是私人消費的花費。這個星期弄出來。”

接下來的幾天﹐我就是與這些賬單打仗過的。我發現的結果﹐ 連事情看了很多﹐ 在非營利機構界很久的 Cynthia 都訝異不已。

(待續)